Esta informação, vital para as organizações, deve ser suportada por um sistema de informação desenvolvido à medida das necessidades da empresa. Este sistema deve ser entendido como um conjunto de meios humanos e técnicos que articulados entre si fornecem informação útil e tornam mais flexíveis as actividades da organização.

A PSZ Consulting, através da PSZ Tech, dispõe de um serviço que poderá colaborar na implementação e no desenvolvimento de um sistema de informação adequado às reais necessidades da sua empresa.

J. Ribeiro

Da autoria de Spencer Johnson, neste livro encontramos uma história, que é contada em forma de fábula, de dois ratos e dois pequenos humanos que se encontram a viver num labirinto. Na história o autor faz uma analogia ao quotidiano do ser humano, pois retrata muitas das nossas características (percepção, determinação, atitude, medo, ousadia, comodismo). O Queijo pode representar os objectivos que procuramos no nosso dia-a-dia, sejam ao nível pessoal ou profissional (estabilidade financeira, emprego de sucesso, etc). O Labirinto simboliza o ambiente em que vivemos. Os distintos personagens da história representam as diferentes atitudes que podemos tomar quando o “Queijo” desaparece por qualquer motivo que seja. Podemos fazer como os ratinhos, que sem se preocuparem tanto com o motivo do desaparecimento do “Queijo” vão imediatamente à procura de outro. Ou podemos tomar a atitude de um dos humanos que, apesar da hesitação inicial, e do receio em tomar decisões de mudança, vai à procura de outro “Queijo”, enquanto o seu amigo não pára de lamentar-se e não faz nada para mudar a situação, a não ser esperar que o seu “Queijo” reapareça. Da história cada um deve retirar a sua análise particular e definir em qual das personagens se enquadra. A partir daí estaremos em condições de reagir melhor às mudanças que a todos acontece, de forma a rapidamente recuperar o “Queijo”, que permanentemente procuramos para sermos felizes e sentirmo-nos realizados. Uma das conclusões que se podem tirar da leitura desta história é a de que no percurso das nossas vidas encontramos muitos labirintos e obstáculos, e de nada nos serve lamentar quando perdemos algo que pensávamos certo e seguro; mesmo que as nossas tentativas para alcançar os nossos objectivos ainda não tenham resultado, não devemos baixar os braços nem ficar inertes, devemos sim acreditar que é possível mudar. É preciso tomar uma atitude, persistir, e insistir na procura de novos caminhos. É assim na nossa vida pessoal, é assim nos negócios.

J. Martins

“Um cliente é a visita mais importante da nossa casa.
Ele não depende de nós. Nós é que dependemos dele.
Ele não é uma interrupção do nosso trabalho, é o objectivo dele.
Não fazemos favor nenhum em servi-lo.
Ele é que nos faz um favor dando-nos essa oportunidade.”

(Mahatma Gandhi)

Partindo da afirmação de Mahatma Gandhi, facilmente se conclui que o cliente é considerado como a figura mais importante de uma empresa.

Assim sendo, o objectivo de qualquer empresa será corresponder e satisfazer as necessidades e expectativas dos seus clientes. “Olhar para onde o cliente olha” deve ser o primeiro passo para se prestar um serviço adequado às necessidades de quem compra.

Contudo, poderão, ocasionalmente, existir reclamações por parte do cliente. No entanto, apesar de “reclamação” ser uma palavra com conotação negativa para qualquer empresa (afinal, nenhuma empresa gosta de receber reclamações, principalmente de clientes), deve ser encarada como um método de obtenção de informações.

Ou seja, através da reclamação, a empresa poderá destacar a(s) área(s) que deve(m) merecer especial atenção, de forma a serem aperfeiçoadas, poderá identificar os procedimentos que causam transtorno ao cliente e, acima de tudo, desencadear mudanças positivas para a própria empresa (tomando atitudes de correcção e melhoria diante das reclamações).

Desta forma, talvez fosse mais positivo encarar “reclamação” como “feedback”. Até porque, clientes que reclamam são clientes que se preocupam!

J. Castro

Actualmente, no contexto empresarial, os profissionais lidam com um elevado grau de exigências, sentindo a pressão para terem o melhor desempenho e o máximo rendimento. No entanto, para a optimização do seu desempenho e rendimento, é essencial não só conhecimentos técnicos, mas também a atitude e postura face aos desafios e oportunidades que surgem.

Por sua vez, a atitude de um profissional dependerá da sua satisfação no trabalho, aspecto intrinsecamente relacionado com a motivação. Aliás, um trabalhador satisfeito com o seu emprego é um trabalhador motivado, que percepciona as situações como desafios e que adopta uma atitude positiva perante as mesmas.

Assim sendo, além de se valorizar o conhecimento técnico e científico do profissional é igualmente importante ter em consideração estas condicionantes (satisfação e motivação no trabalho), que embora sejam de caractér psicológico e emocional, desempenham um papel preponderante na produtividade do funcionário, acabando por influenciar o sucesso de qualquer empresa.

A Iniciativa faz a diferença.

É uma qualidade que distingue o colaborador activo do passivo, e o notável do medíocre.

Faça o download do documento "Uma Mensagem a Garcia" do filósofo Elbert Hubbard - uma lição clássica de iniciativa.

Tom Peters apresenta-se como o Guru da Gestão mais inovador do Mundo e faz abordagens específicas a temas como a “Gestão no Caos” e “Como praticar gestão visível”.

Bill Gates surge como o génio da evolução do software e mestre da era da informação. Através da célebre frase “Um computador em cada secretária e em cada casa” traçou o objectivo que o tornou no fenómeno do mundo empresarial do seu tempo.

Warren Buffett é hoje considerado o maior investidor do Mundo e pioneiro da gestão pelo seu valor como accionista. As suas estratégias de investimento vêm descritas no livro que pode ser o melhor conjunto de técnicas deste mestre em investimento.

Finalmente, o pai da gestão e inconfundível Peter Drucker vê reunidas no livro intitulado com o seu nome as suas melhores técnicas de gestão.

Entre em contacto connosco se quiser adquirir os exemplares desta colecção direccionada tanto aos executivos experientes como aos jovens empreendedores

"My stay in a Portuguese consultancy will definitely help me: diagnosing the difficulties of my business idea to maximize the value of the service, correct mistakes and improve all aspects to make the project viable. My goals are: learning to publicize my business, manage clients, profitable brand image,to know how to expand territorially through alliances with other lawyers without losing control of sustainable growth, and all this things, with the ultimate aim to internationalize mainly in the Portuguese market business in a way that my company will be seen by Portuguese entrepreneurs in Spain as an outstanding benchmark."

- Empreendedor em mobilidade na PSZ Consulting ao abrigo do Programa Erasmus para Jovens Empreendedores.

Todos nós já tivemos ideias para potenciais negócios, no entanto, nem sempre implementamos essas ideias pelos mais variados motivos, nomeadamente falta de dinheiro, falta de experiência, etc.

Peter Drucker, no seu livro Inovação & Gestão afirma o seguinte: «O que todos os empreendedores de sucesso revelam não é uma qualquer personalidade especial, mas um empenhamento pessoal numa prática sistemática de inovação. A inovação é a função específica do empreendedorismo, surja num negócio clássico, numa instituição pública, ou numa nova empresa criada numa garagem ou num quarto, ou na cozinha».

Hoje em dia, com tantos instrumentos que temos ao nosso dispor, não existem motivos para que uma boa ideia não seja implementada, sendo apenas necessário que a pessoa em causa tenha perfil de empreendedor. Desde que surge a ideia de um negócio, até ao início da actividade da empresa, o empreendedor necessita de percorrer várias etapas, para as quais necessita de apoio especializado.

Se tem uma ideia para um negócio e acredita que tem um espírito empreendedor, não deixe de aparecer na Feira do Empreendedor organizada pela ANJE entre 10 a 12 de Dezembro de 2009. A PSZ Consulting ministrará uma sessão sobre “Como criar um Plano de Negócios” e estará disponível para lhe prestar todo o apoio necessário.

M. Dias

Será que eu conheço verdadeiramente a minha empresa? Esta é uma questão que os empresários portugueses deveriam colocar mais vezes. Tenho assistido, por variadas vezes, a situações que demonstram claramente uma resposta negativa à questão formulada. No entanto, existem ferramentas de gestão estratégica que permitem um melhor conhecimento das empresas. Vou falar de uma delas que é a análise SWOT.

Esta análise é utilizada para fazer análise de cenário, sendo usada como base para o planeamento estratégico de uma empresa. No entanto, e porque é bastante simples, pode ser aplicada, quer para fins pessoais, quer a grandes organizações internacionais.

A Análise SWOT é um sistema simples para verificar a posição estratégica da empresa no ambiente em questão. O termo SWOT é uma sigla oriunda do idioma inglês, e é um acrónimo de Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). Esta análise de cenário divide-se em ambiente interno (Forças e Fraquezas) e ambiente externo (Oportunidades e Ameaças).

As forças e fraquezas são determinadas pela posição actual da organização e reflectem factores internos. Já as oportunidades e ameaças são antecipações do futuro e estão relacionadas a factores externos.

Enquanto o ambiente interno pode ser controlado pelos gestores da empresa, uma vez que é o resultado das estratégias de actuação definidas pelos próprios membros da organização, o ambiente externo está totalmente fora do controlo da organização. No entanto, e apesar de não poder controlá-lo, a empresa deve conhecê-lo e monitorá-lo frequentemente, de forma a aproveitar as oportunidades e evitar as ameaças.

Em conclusão, com um simples exercício de auto-análise é possível obter um conhecimento mais aprofundado das nossas organizações. A PSZ Consulting mantém a disponibilidade para ajudar os clientes neste e noutros exercícios de diagnóstico estratégico através do serviço PSZ MANAGING.

P. M. Silva

O PN é concebido essencialmente para captar fundos que viabilizem o nosso projecto junto de potenciais investidores. Pode ser também um elemento importante em negociações para obtenção de financiamento para um investimento em concreto, para conquistar Fornecedores ou angariar grandes Clientes e assim conquistar quotas de mercado, ou simplesmente servir de base a um planeamento estratégico interno.

A elaboração do PN pelo potencial empresário, com a colaboração das pessoas que irão fazer parte da sua equipa, vai permitir levantar uma série de questões relativas ao negócio e posteriormente obter resposta a essas mesmas questões. Em suma o objectivo é “vender” a imagem do empresário e do seu projecto.

Para que os objectivos sejam atingidos deve o PN ser elaborado a pensar para quem é dirigido. Deve-se portanto ter em conta alguns conceitos práticos, nomeadamente:

Assegurar a facilidade de leitura: O PN deve ser claro e conciso, não sendo demasiado extenso e complexo. A maior parte dos destinatários já tem outros documentos para analisar e o tempo de análise é reduzido, pelo que se deve analisar o que é essencial.

Dar um aspecto profissional ao documento: A apresentação do PN ao nível da qualidade do papel e impressão é a primeira imagem que os leitores terão da empresa. Um PN consistente e bem estruturado com a inclusão de um índice e numeração das páginas é o primeiro indicativo que estamos a construir um negócio coerente e fiável.

Evidenciar a qualidade dos elementos da empresa: Devemos demonstrar que a equipa é composta por pessoas qualificadas e de grande credibilidade, com conhecimentos técnicos capazes de dar resposta às adversidades com que o negócio se irá deparar. Devemos incluir por isso em anexo o currículo dos principais elementos destacando as suas habilitações.

Apresentar uma abordagem focada no mercado alvo: Apresentar o PN direccionado para a forma como o produto ou serviço irá satisfazer as necessidades do mercado.

Demonstrar que o negócio é um sucesso: deve ser realçado qual o factor crucial para o sucesso e quais as características que lhe dão vantagem competitiva face aos concorrentes actuais e potenciais (por exemplo a qualidade do produto ou a excelência do serviço, a boa localização, boas relações com clientes, bons contactos).

Referir os riscos do negócio: Os investidores sabem que não existem negócios perfeitos, por isso para além de indicar os pontos fortes e as oportunidades de mercado o PN deve referir eventuais pontos fracos e ameaças externas. A referência aos riscos e a indicação de como os prevenir e minimizar é um factor de credibilização da empresa perante os investidores pois revela que os responsáveis da empresa são realistas e têm consciência das dificuldades.

Apresentar estimativas e projecções realistas: O PN deve ser realista quanto à capacidade da empresa e o potencial de mercado dos seus produtos ou serviços. As estimativas relativas à dimensão do mercado, volume de vendas e quota de mercado esperados não devem ser excessivos sem fundamentação, nem se deve indicar por defeito indicadores como custos de produção, o número e dimensão dos concorrentes.

Obter uma revisão crítica: antes de se concluir a elaboração do PN, devemos mostrá-lo a pessoas próximas ao negócio e cujo julgamento e sugestões críticas e fundamentadas poderão ser relevantes para corrigir ou melhorar um ou outro aspecto que foi planificado.

Assim estarão reunidas as condições para a concretização de um Plano de Negócios de sucesso.

J. Martins

Qualquer empresa que ambiciona desenvolver uma actividade de negócio sólida e lucrativa deve apostar em recursos humanos que transmitam uma primeira impressão positiva e profissional. Por outras palavras, a formação de uma primeira impressão positiva é um factor importante nos diversos contactos que se vão estabelecendo, nomeadamente, com potenciais clientes.

Num primeiro contacto com um potencial cliente é fundamental criar uma boa impressão, dado que esta irá influenciar a percepção que o potencial cliente forma e, como tal, poderá auxiliar na passagem de potencial cliente para cliente efectivo.

Em suma, a aposta em colaboradores que mostram uma atitude profissional e segura pode funcionar como forma de conquistar novos clientes, potenciando assim o crescimento da empresa.

D. Barbosa

A Google, para ajudar as pequenas e médias empresas a contornar o abrandamento económico, fornece um conjunto de ferramentas gratuitas que se destinam a reduzir os custos e a aumentar a competitividade. De uma infinidade de ferramentas úteis salientamos duas: Google Docs e Google Calendar.
 
O Google Docs é uma ferramenta de gestão documental que permite a criação, edição e publicação de documentos, folhas de cálculo, apresentações e formulários. Semelhante a uma ferramenta Office, tem a grande vantagem de permitir trabalhar colaborativamente e de alojar os ficheiros online. A partilha de documentos permite um sistema funcional de work-flow gratuito que, não requer formação. Conheça as particularidades desta ferramenta através do download do ficheiro Apresentação - Google Docs.
 
O Google Calendar é uma agenda online onde é possível adicionar, controlar eventos, compromissos, compartilhar a programação com outras pessoas, agregar diversas agendas públicas, entre outras funcionalidades. Dispõe de um serviço gratuito de envio de e-mail, sms ou pop-up se pretender ser lembrado de eventos ou compromissos, a título gratuito.  Conheça as características desta ferramenta através do download do ficheiro Apresentação - Google Calendar.
 
A PSZ utiliza no seu dia-a-dia ferramentas que a Google disponibiliza e, promove, sempre que seja aplicável, a utilização adicional.

J.Costa

Um consultor, especialista em Gestão do Tempo, quis surpreender a assistência numa conferência:
Tirou debaixo da mesa um frasco grande de boca larga. Colocou-o em cima da mesa, junto a uma bandeja com pedras do tamanho de um punho e perguntou:

- Quantas pedras pensam que cabem neste frasco?

Depois dos assistentes fazerem as suas conjecturas, começou a meter pedras até que encheu o frasco. Depois perguntou:

- Está cheio?

Toda a gente olhou para o frasco e disse que sim.

Então ele tirou debaixo da mesa um saco com gravilha. Meteu parte da gravilha dentro do frasco e agitou-o. As pedrinhas penetraram pelos espaços que deixavam as pedras grandes. O consultor sorriu com ironia e repetiu:

- Está cheio?

Desta vez os ouvintes duvidaram:

- Talvez não.

- Muito bem!

Pousou então na mesa um saco com areia, que começou a despejar no frasco. A areia infiltrava-se nos pequenos buracos deixados pelas pedras e pela gravilha.

- Está cheio?, perguntou de novo.

- Não - exclamaram os assistentes.

- Bem dito!

E pegou numa jarra de água, que começou a verter para dentro do frasco. O frasco absorvia a água sem transbordar.

- Bom: o que é que acabamos de demonstrar?, perguntou.

Um ouvinte respondeu:

-Que não importa que a nossa agenda pareça estar cheia; se quisermos, sempre conseguimos fazer com que caibam mais coisas.

-Não! - concluiu o especialista. - O que esta lição ensina, é que se não colocarem as pedra grandes primeiro, nunca poderão colocá-las depois. Quais são a grandes pedras nas nossa vidas? Os nossos filhos, a família, os amigos, os nossos sonhos, a nossa saúde... Lembrem-se: ponham-nas sempre primeiro. O resto acabará por encontrar o seu lugar.

O que esta pequena história nos deve fazer pensar é que o tempo de trabalho é organizado em função das prioridades e das obrigações. O essencial é saber gerir o tempo eficazmente de forma a atingir o equilíbrio entre as responsabilidades profissionais e a dedicação à vida pessoal.

Elaborar um plano de todas as actividades é o primeiro passo para uma gestão do tempo. Mas não é o suficiente. Há que ter em conta os possíveis contratempos e por isso é necessária precaução. Devemos adaptar sempre o tempo tendo em conta o método de trabalho e sempre com uma margem de segurança para eventuais imprevistos.

A gestão do tempo para além da vida profissional passa também pela vida pessoal. O plano do tempo deve cobrir todo o dia e não somente as horas de trabalho. Deve incluir os momentos que dedicamos a nós próprios e à nossa família.

Por outro lado, os trabalhos de maior dimensão necessitam de muito mais tempo. O ideal é definir e planear etapa por etapa até ao resultado final. Deste modo obtém-se uma melhor gestão do tempo bem como do próprio trabalho. Em complemento, estes mesmos trabalhos devem ser divididos em vários numa espécie de sequências que se tornam mais fáceis de gerir. O resultado é o mesmo e o cansaço menor.

Outro factor relevante para uma boa gestão do tempo de trabalho é delegar funções. Algumas pessoas sabem delegar o seu trabalho e outras são perfeitamente incapazes. Delegar algumas funções quotidianas com as quais se perde imenso tempo e que podem ser realizadas por outras pessoas vai-nos permitir rentabilizar o nosso tempo.

Estabelecer uma lista de prioridades também contribui para a gestão do tempo. A lista passa pela definição do que é mais importante e urgente, seguido daquelas que são mais secundárias e menos importantes. Em último lugar devem ficar as que são as prioridades anexas, ou seja, aquelas que se gostaria de fazer se sobrar tempo.

J. Martins

O gestor de uma organização (em nome do todo) necessita de transmitir a sua missão e cultivar os seus valores junto dos seus colaboradores de forma a torná-los senso comum. Se a capacidade de persuasão for uma virtude do superior hierárquico e o descomprometimento não for um "defeito" dos colaboradores, o grande pilar foi construído .
A cadeia de hierarquia, envolvida de bons princípios e boa fé, degenerará em partilhas e aprendizagens contínuas com o chamado "efeito bola de neve".

"Diz-me e esquecerei. Mostra-me e lembrar-me-ei. Envolve-me e compreenderei" - Filósofo indiano anónimo. 
 
Longe ficaram os tempos em que praticar "bons preços" é sinónimo de liderança de mercado. Os consumidores de bens e serviços procuram a melhor relação qualidade-preço (como é de prever) mas, de uma forma bem mais crítica (diminuição do poder de compra?). Agora, o preço nunca faz juz à qualidade, ou vice-versa.
A missão, que no início se envolvia de valores morais e era onde se estabeleciam objectivos, vê agora obstáculos que parecem incontornáveis. A caminhada prevê-se mais longa e surge uma nova realidade que rapidamente se torna um novo objectivo: Como manter aquilo que já se alcançou? As ameaças são crescentes, as oportunidades decrescentes.
O gestor necessita de aprimorar a sua prestação enquanto elo de ligação do sistema social, especialmente na vertente comercial. Esta, adquire nesta fase uma exponencial importância para a sobrevivência das organizações.
A novidade, novas estratégias de abordagem a clientes e potenciais clientes; A diferenciação, será possivelmente, a via para uma caminhada mais acelerada ou o ultrapassar de alguns obstáculos. Espera-se que daí, também surja, o chamado "efeito bola de neve".
 
J. Costa